Wir stellen ein: Assistenz (m/w/d)

Du organisierst gerne, behältst offene Aufgaben im Blick und gehst freundlich und verbindlich auf Menschen zu? Auch wenn mehrere Anliegen gleichzeitig eingehen, bringst du Struktur hinein und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt?
Für die Organisation und Administration unserer Personalarbeit suchen wir eine zuverlässige Unterstützung.
Erfahrung im Personalbereich ist keine Voraussetzung. Entscheidend sind für uns deine organisatorischen Fähigkeiten, deine Sorgfalt und deine Freude am Umgang mit Menschen – unabhängig davon, aus welcher Branche du kommst.

Deine Aufgaben:

• Du nimmst Mitarbeiteranliegen entgegen, beantwortest organisatorische Standardfragen und leitest fachliche Themen an die zuständigen Ansprechpersonen weiter.
• Du koordinierst Bewerbungsgespräche, pflegst den Bewerbungsstatus und unterstützt die Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern.
• Du organisierst administrative Schritte bei Ein- und Austritten, forderst Unterlagen an und hältst Termine und Checklisten aktuell.
• Du pflegst Personalunterlagen und Daten und bereitest Bescheinigungen anhand bestehender Vorlagen vor.
• Du unterstützt die Organisation rund um Ausbildung, duales Studium, Betriebsarzt und Mitarbeiterangebote.
• Du hältst offene Vorgänge nach und sorgst für vollständige Unterlagen und verlässliche Rückmeldungen.
• Du bist die erste Ansprechperson an unserer Zentrale und verteilst intern die Post an die Kolleg*innen
• Nach einer strukturierten Einarbeitung übernimmst du weitere Standardaufgaben, etwa in der Zeitwirtschaft, bei der Vorbereitung von Entgeltunterlagen und in der organisatorischen Projektunterstützung.

Dein Profil:

Das bringst du mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltende oder vergleichbare Ausbildung oder passende Berufserfahrung in Organisation und Administration.
• Freude an strukturierten Abläufen, sorgfältiger Dokumentation und dem Kontakt mit unterschiedlichen Menschen.
• Einen sicheren Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und die Bereitschaft, neue digitale Systeme kennenzulernen.
• Eine klare, freundliche und verbindliche Kommunikation, mündlich wie schriftlich.
• Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, offene Aufgaben nachzuverfolgen und bei Unklarheiten Rücksprache zu halten.
• Du kannst deine vereinbarte Wochenarbeitszeit auf fünf Arbeitstage von Montag bis Freitag verteilen.
• HR-Erfahrung ist willkommen, aber kein Muss. Auch mit Berufserfahrung außerhalb des Personalbereichs bist du bei uns richtig, wenn du die genannten Fähigkeiten mitbringst.

Das erwartet dich:

• Eine vielseitige Assistenzaufgabe mit direktem Kontakt zu unserem Personalteam und unseren Mitarbeitenden.
• Eine strukturierte Einarbeitung, klare Ansprechpersonen und die schrittweise Übernahme eigener Aufgabenbereiche.
• Die Möglichkeit, deine organisatorischen Stärken einzubringen und Abläufe aktiv mitzugestalten.
• 25–30 Wochenstunden, verbindlich verteilt auf Montag bis Freitag im Büro in Mainz. Die genaue Wochenstundenzahl und die tägliche Arbeitszeit stimmen wir gemeinsam ab.